Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ, việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu thiết yếu để doanh nghiệp đứng vững và phát triển. “Văn phòng số” (Digital Office) là một trong những bước quan trọng của quá trình chuyển đổi số. Đối với Tập đoàn xăng dầu Việt Nam nói chung và Petrolimex Nam Định nói riêng, “Văn phòng số” được coi là một trong những giải pháp chính đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, một trong ba nhóm giải pháp cơ bản trong Chiến lược Chuyển đổi số của Tập đoàn đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, bao gồm: đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp; quản trị hàng hóa và quản trị khách hàng.
Hiện nay, mô hình "Văn phòng số" ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa nguồn lực. Văn phòng số tạo ra một môi trường làm việc dựa trên nền tảng số hóa, nơi mà các hoạt động nội bộ được thực hiện thông qua các công cụ và nền tảng trực tuyến. Sự chuyển đổi này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quản lý và vận hành.
Khái niệm “Văn phòng số” diễn tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên nền tảng kỹ thuật số. Mô hình này tận dụng các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh... để kết nối với các phần mềm qua Internet, nhằm quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin. Việc áp dụng văn phòng số giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý dự án, hệ thống lưu trữ đám mây và công cụ giao tiếp trực tuyến, văn phòng số cho phép cá nhân và đội nhóm kết nối và cộng tác hiệu quả hơn. Nhân viên có khả năng truy cập và chia sẻ tài liệu nhanh chóng, giúp công việc tiến triển liên tục mà không bị gián đoạn bởi bất kỳ vấn đề nào liên quan đến không gian hay địa lý. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa làm việc từ xa, giảm chi phí hoạt động cố định và mở rộng khả năng tuyển dụng mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý.
Ngoài ra, văn phòng số còn mang lại sự linh hoạt và tiện ích trong quản lý. Thay vì những phương pháp quản lý thủ công truyền thống, lãnh đạo đơn vị giờ đây có thể dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch một cách nhanh chóng thông qua các hệ thống quản lý trực tuyến. Điều này giúp giảm thiểu tối đa những chậm trễ và sai sót trong quá trình làm việc.
Văn phòng số giúp tiết kiệm chi phí giấy tờ và in ấn, giảm chi phí vận hành và góp phần bảo vệ môi trường. Đặc biệt, với các công nghệ bảo mật hiện đại, doanh nghiệp có thể an tâm về an toàn thông tin, bảo vệ tài liệu quan trọng và dữ liệu kinh doanh khỏi nguy cơ bị đánh mất hoặc truy cập trái phép.
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đã triển khai và đưa vào sử dụng hệ thống văn phòng điện tử eOffice xuyên suốt từ Tập đoàn đến các đơn vị thành viên từ năm 2016, nhưng hiệu quả còn ở mức hạn chế. Vì vậy, Tập đoàn đã phối hợp với đối tác để hoàn thiện, nâng cấp eOffice thành DOffice - văn phòng số/văn phòng không giấy tờ vận hành trên thiết bị di động, chính thức ra mắt vào ngày 13/11/2023.
Petrolimex DOffice lấy CBCNV-NLĐ của Petrolimex làm trung tâm, xây dựng môi trường làm việc số nhằm phát triển văn hóa số và con người số. Mục tiêu của Petrolimex DOffice là chuẩn hóa toàn bộ quy trình làm việc tại Văn phòng Tập đoàn và các đơn vị thành viên, triển khai và quản lý trên một nền tảng số chung. Với mục tiêu trên, Petrolimex DOffice phải giúp CBCNV-NLĐ tiếp nhận và giải quyết công việc trên môi trường số mọi lúc, mọi nơi; tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí; nâng cao năng suất và hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp; tạo lập môi trường làm việc cộng tác chuyên nghiệp với sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa nhân viên, các bộ phận và Tập đoàn theo quy trình đã được chuẩn hóa.
Nhận chỉ đạo từ Tập đoàn xăng dầu Việt Nam, Petrolimex Nam Định đã triển khai sử dụng Ứng dụng Văn phòng số Petrolimex DOffice trong môi trường làm việc.
Tại Petrolimex Nam Định, nhờ sử dụng Petrolimex DOffice, các loại văn bản, giấy tờ, hóa đơn… trong văn phòng số được phân quyền xử lý, mang lại tính tiện lợi và đảm bảo tính bảo mật cao. Công ty có thể giảm bớt các quy trình thủ công, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý và lưu trữ tài liệu. Không gian lưu trữ giấy tờ in ấn cũng được tiết giảm tối đa. Ngoài ra, các loại hồ sơ, hợp đồng, …. đang được Công ty định hướng chuyển dần sang môi trường lưu trữ kỹ thuật số, nhằm tối ưu không gian làm việc và tiết kiệm chi phí.
Triển khai module lịch tuần, đăng ký phòng họp trên DOffice; tổ chức các lớp đào tạo trực tuyến về quy trình nghiệp vụ cơ bản, nâng cao; phối hợp cùng các đơn vị quản lý Nhà nước đào tạo trực tuyến; … là những hoạt động đang được tiến hành thực hiện rất hiệu quả, thiết thực. Petrolimex DOffice thiết lập đa dạng các hình thức trao đổi, hội họp, làm việc từ xa trên nền tảng đám mây nội bộ hoặc công cộng, đảm bảo sự an toàn khi truy cập thông tin. Điều này giúp nhân sự có thể linh hoạt làm việc từ mọi nơi, duy trì kết nối liên tục và an toàn giữa các thành viên trong tổ chức.
Việc hòa nhập nhân viên mới và đào tạo, huấn luyện nhân viên cũng được cải tiến nhờ Petrolimex DOffice. Qua trao đổi trên ứng dụng, nhân viên có thể nhận được sự hỗ trợ tư vấn nhanh chóng, thuận tiện và liên tục. Bên cạnh đó, văn phòng số cũng tăng cường mối liên kết và làm việc nhóm giữa các cán bộ nhân viên thông qua các công cụ số, mạng xã hội nội bộ, kết hợp với các hoạt động truyền thống, giúp xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và gắn kết hơn.
Khi triển khai ứng dụng Văn phòng số Petrolimex DOffice, Petrolimex Nam Định gặp phải một số khó khăn nhất định. Một trong những thách thức lớn nhất là khả năng thích ứng của nhân viên, đặc biệt với những người quen dùng quy trình giấy tờ truyền thống và giao diện nền tảng ứng dụng cũ, đòi hỏi công ty phải tổ chức các khóa tập huấn và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục. Với nguồn lực nhân sự và thời gian hạn chế, đôi khi việc hỗ trợ toàn diện cho nhân viên ở xa còn gặp nhiều trở ngại. Petrolimex DOffice yêu cầu cơ sở hạ tầng công nghệ vững chắc, nhưng do địa bàn hoạt động rộng, phân tán trên toàn tỉnh Nam Định, Ninh Bình, một số cửa hàng còn gặp khó khăn về chất lượng mạng, gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Tuy gặp phải những khó khăn nhất định khi triển khai Văn phòng số, tập thể CBNV-NLĐ tại Petrolimex Nam Định vẫn hiểu rõ lợi ích và mục tiêu dài hạn của Văn phòng số trong quá trình chuyển đổi số. Sự quyết tâm khắc phục mọi vướng mắc và vượt qua thách thức đã giúp toàn thể công ty hướng tới việc triển khai đồng bộ và toàn diện Văn phòng số Petrolimex DOffice. Đây là bước đi quan trọng để Petrolimex Nam Định không chỉ tối ưu hóa hiệu quả làm việc trong môi trường số hóa mà còn góp phần vào việc hoàn thành các mục tiêu trong Chiến lược Chuyển đổi số của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đến năm 2025, định hướng dài hạn đến năm 2030.